Todo sistema deve ter um local para manter dados e arquivos com segurança e invioláveis quanto a sua originalidade. Quando isso não ocorre, é necessário que o sistema seja capaz de fazer uma auditoria ou permitir uma conciliação para que inconsistências sejam ajustadas e erros corrigidos.
Aliar em uma única ferramenta a possibilidade de guardar dados, ordenar de alguma forma e ainda permitir que eles sejam validados a qualquer momento, é um projeto não só viável como uma realidade dentro das empresas desenvolvedoras de softwares e soluções fiscais.
A segurança das informações é um dos focos destas ferramentas de auditoria desenvolvidas justamente para homologar os dados fiscais com confidencialidade, integridade e disponibilidade para consulta, inclusive futura.
Ferramentas criadas para auditar arquivos e comparar dados enviados sobre outras obrigações, fazem com que os contribuintes apresentem suas informações corretamente. Além disso, permite a verificação por meio de preceitos e premissas legais, sem a violação de quaisquer informações da base de dados, o que compete maior segurança e rastreabilidade na sua validação, comparação e auditoria dos dados prestados e arquivos gerados.
Realizar uma auditoria de arquivos e validar as informações por meio de regras internas inseridas na ferramenta, além de atestar a integridade do que será prestado ao Fisco, proporciona às empresas e usuários a possibilidade de preservar a memória dos resultados permanentemente, a fim de gerenciar os processos internos com maior segurança.
Em suma, os softwares são desenvolvidos com cuidado sob cadeias separadas de importação, auditoria, cotejamento e armazenamento, para que os usuários tenham praticidade no entendimento e manuseio das ferramentas. Os dados sigilosos são preservados desde a contratação dos serviços, implantação e acompanhamento do programa em funcionamento. Por contrato, e por conta da LGPD, devem ser preservados e utilizados para fins específicos dentro das cláusulas contratuais, do contrário configura crime tipificado. O acesso aos dados é restrito a profissionais especializados conforme a área de atuação. Por meio de liberações específicas, seja para desenvolvimento, seja para análise e correção de problemas, eles têm seus logs de acesso rastreados e auditados.
Para as empresas desenvolvedoras de soluções fiscais, a busca do aperfeiçoamento e melhoria dessas soluções estão ligadas e em consonância com as alterações das leis e manuais das obrigações acessórias do Fisco, trazendo ainda mais integridade, legalidade e segurança para os contribuintes.
*Johney Laudelino da Silva é especialista em Gestão Tributária e na Solução Fiscal GUEPARDO da NTTDATA Bussiness Solutions. É formado em Ciências Contábeis e possui MBA em Gerência Contábil pelo IBPE
