Muitas informações estratégicas, e até mesmo confidenciais, são compartilhadas em reuniões de negócio, e ficam expostas e vulneráveis. É por isso que as empresas investem em infraestrutura de rede robustas e salas com isolamento acústico, para protegê-las. A pandemia, no entanto, fez com que muitos funcionários passassem a trabalhar de suas casas, transferindo o conteúdo desses encontros para fora dos escritórios. A tendência é que as reuniões sigam acontecendo de maneira virtual, mesmo na era pós-Covid, com muitas corporações escolhendo um modelo híbrido de trabalho, e evitando perder um tempo de produtividade valioso com tantos deslocamentos.
Além das tecnologias que podem ser contratadas para aumentar a cibersegurança e privacidade das reuniões virtuais, especialistas da Seal Telecom, uma empresa do grupo Convergint, reuniram uma lista com 8 protocolos que podem ser colocados em prática a partir de agora pelas equipes de trabalho antes, durante e depois dos encontros remotos, para aumentar a camada de segurança contra ataques, invasões ou sequestro de informações.
1- Convide apenas as pessoas essenciais para a roda de conversa – Comece editando a lista de presença do seu evento: quanto menos pessoas na reunião, melhor, pois serão menos IPs conectados de localidades distintas. Convide apenas quem está diretamente envolvido no projeto, diminuindo riscos. Pessoas pouco envolvidas com o tema, podem deixar escapar informações até mesmo por não saberem que são sigilosas.
2- Ative notificações de encaminhamento dos convites – Se algum convidado da sua reunião julgar necessário a presença de outro participante e encaminhar o convite, é importante que você receba uma notificação para estar ciente. Assim, você evita surpresas desagradáveis.
3- Controle a sala virtual como anfitrião – Com a intenção de manter um fluxo organizado e um filtro da entrada de pessoas nas reuniões, apenas o anfitrião deve ter permissão para admitir ou recusar o ingresso de participantes. É também essencial que o organizador tranque a reunião depois que todos os convidados chegarem.
4- Bloqueie o salvamento automático do chat – Usando esse recurso, o anfitrião evita que alguém leve informações sensíveis, como links e comentários compartilhados durante a conversa.
5- Desabilite o compartilhamento livre de telas – Para manter a organização e segurança do evento, é melhor desabilitar o compartilhamento livre de telas e reunir no anfitrião o poder de dar permissão. Isso diminui as chances de que um convidado tenha seu usuário sequestrado e compartilhe conteúdo impróprio.
6- Crie diferentes senhas para autenticar usuários – Aplicativos de videoconferência permitem habilitar a solicitação de autenticação prévia à entrada dos usuários nas reuniões por meio de senha enviada no convite. Além do link, o convidado tem que apresentar o código de acesso, evitando que desconhecidos entrem de penetra. Após cada encontro, é importante mudar a senha da sua sala pessoal.
7- Automatize processos – As ferramentas de videoconferência disponíveis no mercado costumam permitir que as configurações de segurança sejam padronizadas, ou seja, é possível deixar os comandos preferidos no modo automático, sem necessidade de repeti-los a cada encontro realizado.
8- Cuidado com os e-mails – Por fim, existem softwares que criptografam conteúdos de e-mails, mantendo toda a conversa pós-reunião em sigilo. No entanto, se sua empresa não investe nessa tecnologia, é importante ter cuidado para não compartilhar informações sigilosas ou estratégicas por e-mail.
Com dicas rápidas e práticas, é possível potencializar o uso dos aplicativos de videoconferência disponíveis no mercado hoje, adicionando camadas de segurança extra sem aumentar custos. “Para que as tecnologias sejam eficazes em suas proposições, é imprescindível educar colaboradores em relação a protocolos e medidas de segurança. Uma equipe bem treinada é chave para ter uma empresa segura”, afirma Wagner Bernardes, diretor de vendas da Seal Telecom.
